Claude dentro de Google Docs, Sheets y Slides: cómo instalarlo y 12 prompts para dejar de copiar y pegar

Conozco bien esta escena. Tienes un informe de doce páginas en Google Docs y quieres que Claude te lo acorte. Copias un trozo, lo pegas en el chat, esperas, copias la respuesta, la pegas de vuelta y descubres que el formato se ha ido al garete. Con una hoja de cálculo es peor: haces una captura de las columnas, intentas explicar qué fórmula falla y rezas para que lo haya entendido.

Claude ya trabaja dentro del propio archivo. Aparece en una barra lateral, ve lo que tienes seleccionado y hace los cambios en el documento, sin ir y venir entre pestañas. Una sola instalación cubre Docs, Sheets y Slides.

Una cosa antes de seguir: cuando escribo esto, el complemento está en beta. Es posible que todavía no te aparezca. Si es tu caso, espera: va llegando por tandas. Los pasos de abajo son los que hay que seguir cuando lo tengas disponible.

Instalarlo: cinco pasos y un minuto

1. Busca Claude en el Google Workspace Marketplace e instálalo. Con esa única instalación te vale para Docs, Sheets y Slides.

2. Abre cualquier documento, hoja de cálculo o presentación de Google.

3. Ve al menú Extensiones, luego Claude y pulsa Abrir Claude.

4. Google te va a enseñar dos pantallas de permisos. Pulsa Permitir en las dos.

5. Inicia sesión en tu cuenta de Claude. Se abre la barra lateral y ya puedes escribirle.

Sobre los permisos: asustan un poco, porque estás dejando que una herramienta externa lea y edite tus archivos. Mi consejo es que la primera vez la pruebes con un documento sin importancia, no con el contrato del cliente más delicado que tengas.

Cómo se trabaja con él

Todo depende de la selección. Claude ve lo que tienes resaltado, así que trabajar en pequeño funciona mejor que soltarle el archivo entero y decirle "mejóralo". Selecciona un párrafo, una tabla o una diapositiva, y dile qué quieres hacer con eso exactamente.

Los corchetes de los prompts de abajo son huecos que rellenas tú con tus datos. Los he escrito para que funcionen tal cual en cuanto cambies lo que va entre corchetes.

Google Docs: cinco prompts para textos

Para reescribir con tu tono. Selecciona el texto que quieras mejorar y pega esto:

Reescribe el texto que tengo seleccionado para que suene más directo y cercano. Frases cortas, sin jerga corporativa, tuteando al lector. Mantén todos los datos y cifras exactamente como están. No cambies el significado ni añadas información nueva.

Para convertir notas sueltas en algo presentable. Esto me sirve muchísimo después de una reunión, cuando solo tengo apuntes a medias:

Convierte mis notas seleccionadas en una tabla con las columnas [tarea], [responsable] y [fecha límite]. Si en las notas falta algún dato, deja la celda vacía en lugar de inventarlo y dime al final qué huecos han quedado.

Para acortar sin perder lo importante.

Resume el texto seleccionado en un máximo de [150] palabras. Quiero que conserves las decisiones y las cifras, y que quites el contexto y los rodeos. Si hay algo que no pueda resumirse sin perder información importante, avísame en vez de recortarlo.

Para revisar un documento antes de enviarlo.

Revisa el texto seleccionado como si fueras un editor exigente. Dime, en una lista corta, qué frases son confusas, dónde me contradigo y qué argumento está flojo. No reescribas nada todavía: solo quiero el diagnóstico para decidir yo qué cambiar.

Para adaptar el mismo texto a otra persona.

Adapta el texto seleccionado para [un cliente que no conoce el proyecto]. Cambia el vocabulario técnico por explicaciones sencillas, elimina lo que solo le importe al equipo interno y mantén un tono profesional pero amable.

Google Sheets: tres prompts para hojas de cálculo

Aquí es donde más se nota el cambio. Antes tenías que describir tu hoja con palabras o con capturas. Ahora Claude ve las celdas que has seleccionado.

Para arreglar una fórmula que no funciona. Selecciona la celda con el error:

La fórmula de la celda seleccionada me da un error. Explícame en una frase qué está fallando, corrígela y dime por qué la nueva funciona. Si hay una forma más sencilla de conseguir lo mismo, propónmela, pero deja la versión corregida de la original también.

Para limpiar datos desordenados.

Los datos que tengo seleccionados están sucios: hay nombres con mayúsculas inconsistentes, espacios de más y fechas en formatos distintos. Normalízalos: nombres con la primera letra en mayúscula, sin espacios sobrantes y fechas en formato [día/mes/año]. Antes de aplicar los cambios, dime cuántas filas vas a modificar.

Para entender qué cuentan los números.

Mira la tabla seleccionada y dime las tres cosas más relevantes que ves: tendencias, valores que se salen de lo normal o columnas que no cuadran entre sí. Explícalo como se lo contarías a alguien que no ha abierto la hoja. No saques conclusiones que los datos no respalden.

Google Slides: cuatro prompts para presentaciones

Para pasar de un documento largo a un esquema de diapositivas.

Con el contenido de este archivo, propón el esquema de una presentación de [10] diapositivas para [un comité de dirección]. Para cada una dame un título que diga la conclusión (no el tema) y un máximo de tres ideas. Todavía no crees las diapositivas, quiero aprobar el esquema primero.

Para limpiar una diapositiva sobrecargada.

La diapositiva seleccionada tiene demasiado texto. Redúcela a un título y un máximo de tres puntos de menos de diez palabras cada uno. Lo que quites, pásalo a las notas del orador para que no se pierda.

Para preparar lo que vas a decir.

Escribe las notas del orador para la diapositiva seleccionada. Quiero un guion hablado de unos [45] segundos, con frases naturales, sin repetir literalmente lo que ya pone en pantalla.

Para unificar el estilo de toda la presentación.

Revisa los títulos de todas las diapositivas y hazlos coherentes entre sí: mismo estilo, misma longitud aproximada y todos formulados como una afirmación, no como una etiqueta. Muéstrame la lista de cambios antes de aplicarlos.

Tres hábitos para que no te la juegue

• Pide ver el cambio antes de aplicarlo cuando toques algo que no puedas deshacer fácilmente. Varios de los prompts de arriba lo llevan incluido. Aun así, Google guarda el historial de versiones, así que tienes red de seguridad.

• Revisa los números. Una tabla bien formateada puede llevar una cifra equivocada, igual que ocurre con los gráficos de cualquier IA. Si el dato importa, compruébalo tú.

• Trabaja por trozos. Un párrafo seleccionado casi siempre da mejor resultado que un documento de cuarenta páginas con la orden "arréglalo".

Lo que te va a decepcionar

Tiene límites. Es una beta, así que puede fallar o cambiar de un mes a otro. Que sea mejor que Gemini, que es lo que se comenta, no significa que sea perfecto: yo lo trataría como un ayudante rápido al que hay que supervisar. El informe del trimestre no se lo dejaría sin mirar.

Tampoco te va a ahorrar el trabajo de decidir qué quieres decir. Si no tienes claro el mensaje de tu presentación, Claude te va a dar una presentación muy bien formateada de un mensaje confuso.

Qué hacer hoy

Abre un documento tuyo que lleves tiempo posponiendo, de esos con un texto que sabes que está mejorable. Selecciona un solo párrafo, lanza el primer prompt de la lista y mira qué pasa. Con una prueba pequeña y de bajo riesgo te haces una idea muy rápida de si te compensa.